Những kinh nghiệm nhất định phải biết khi thuê văn phòng

 Thuê văn phòng là một trong những hoạt động quan trọng đối với các doanh nghiệp và khách hàng. Bất kỳ khách thuê nào cũng mong muốn tìm được một văn phòng ưng ý trong mức ngân sách phù hợp, nhưng không phải ai cũng có đủ kiến thức và kinh nghiệm để thuê văn phòng hiệu quả. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ những kinh nghiệm mà bạn nhất định phải biết khi thuê văn phòng.

Lựa chọn được vị trí phù hợp với đặc điểm kinh doanh

Khi chọn vị trí, bạn cần xem xét đến đặc điểm và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp của mình. Một công ty công nghệ có thể muốn đặt văn phòng của mình trong một khu công nghệ sôi động, trong khi một doanh nghiệp tài chính có thể ưu tiên một vị trí thuộc trung tâm tài chính của thành phố. Vị trí cũng là yếu tố quyết định giá thuê văn phòng. Những văn phòng nằm ở vị trí trung tâm, gần các tiện ích và dịch vụ thường có giá thuê cao hơn so với những văn phòng nằm trong ngõ hẻm hay khu vực ven đô. Vì vậy, bạn cần cân nhắc giữa giá thuê và lợi ích mà vị trí mang lại.

Một vị trí văn phòng lý tưởng không chỉ cần dễ dàng di chuyển và kết nối giao thông mà còn cần có sẵn các tiện ích và dịch vụ cần thiết. Có thể là các tiện ích như nhà hàng, cửa hàng tiện lợi, trung tâm thương mại, hoặc các dịch vụ như ngân hàng, bưu điện. Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng và đối tác.

Cuối cùng, việc xác định vị trí cụ thể và chi tiết sẽ giúp quá trình tìm kiếm và thuê văn phòng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Bằng cách xác định từng khu vực, bạn có thể tập trung vào việc tìm kiếm và so sánh các lựa chọn, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời tăng khả năng tìm được không gian văn phòng phù hợp nhất.

Lời khuyên khi lựa chọn vị trí phù hợp với doanh nghiệp bạn:

Lập danh sách ưu tiên: Đặt ra danh sách các yếu tố quan trọng mà không gian văn phòng cần phải đáp ứng, từ những điều cần thiết đến những mong muốn thêm. Sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Dùng danh sách này như một công cụ để loại bỏ những lựa chọn không thỏa mãn các yếu tố cần thiết và so sánh những lựa chọn còn lại.

Thăm quan thực tế: Đừng chỉ dựa vào hình ảnh và thông tin trực tuyến, hãy tự mình thăm quan những văn phòng bạn đã chọn lọc. Điều này giúp bạn cảm nhận không gian, kiểm tra tình hình giao thông, an ninh và các yếu tố khác tại các thời điểm khác nhau trong ngày. Hãy mang theo danh sách tiêu chí của mình để đánh giá mỗi không gian văn phòng một cách chính xác.

► Xem thêm: Thuê văn phòng chuyên nghiệp tòa nhà Charmvit nên biết

Lựa chọn diện tích đúng với nhu cầu làm việc

Đương nhiên không thể bỏ qua bước tính toán diện tích văn phòng như thế nào là phù hợp. Bởi diện tích có ảnh hưởng trực tiếp tới tổng chi phí mà doanh nghiệp phải thanh toán trong khi vận hành không gian làm việc. Việc tính toán diện tích thuê văn phòng như thế nào là phù hợp cần dựa trên những yếu tố về quy mô nhân sự, khoảng cách bàn làm việc cá nhân và phương án thiết kế nội thất của doanh nghiệp. Đặc biệt thuê văn phòng không chỉ tính tới chuyện trước mắt mà còn phải xem xét định hướng phát triển của doanh nghiệp, quy mô trong tương lai. Vì vậy bạn cần tính toán quy  mô nhân sự trong ít nhất là 3 – 5 năm, tương đương với thời hạn hợp đồng văn phòng.

Xác định mức ngân sách phù hợp với tài chính

Việc xác định ngân sách thuê văn phòng cũng đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình tìm thuê văn phòng bởi bước này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được sự bối rối khi chọn những địa chỉ có giá thuê vượt khả năng tài chính.

Một số các loại phí sau mà bạn cần quan tâm:

• Chi phí thuê: Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi thuê văn phòng, thường được tính dựa trên diện tích hoặc số lượng ghế làm việc. Giá cả có thể dao động tùy theo vị trí, kích thước, thiết kế và các tiện ích đi kèm. Hãy so sánh giữa các lựa chọn khác nhau để tìm ra mức giá phù hợp nhất với ngân sách của bạn.
• Phí dịch vụ: Đây là chi phí phát sinh cho các dịch vụ bổ sung như điện, nước, internet, bảo vệ, vệ sinh, quản lý và bảo dưỡng. Phí này có thể được tính chung với giá thuê hoặc riêng biệt. Đừng quên hỏi rõ về các loại phí này trước khi ký hợp đồng để tránh bất ngờ không mong muốn.
• Phí làm thêm giờ: Đây là chi phí bạn phải trả nếu muốn sử dụng văn phòng ngoài giờ làm việc thông thường. Phí này có thể được miễn hoặc tính theo giờ hoặc ngày.
• Thuế VAT: Đây là thuế giá trị gia tăng bạn phải trả khi thuê văn phòng, hiện tại là 10% tổng giá trị hợp đồng thuê. Kiểm tra xem giá thuê đã bao gồm thuế VAT hay chưa để đảm bảo bạn tính toán chi phí chính xác.
• Tiền đặt cọc và tiền thưởng: Trước khi ký hợp đồng, bạn cần phải trả một khoản tiền đặt cọc để đảm bảo cho việc thuê văn phòng. Khoản tiền này thường bằng 1-3 tháng tiền thuê và sẽ được hoàn lại khi hợp đồng kết thúc. Tiền thưởng là một khoản phí bạn trả cho chủ nhà hoặc người môi giới để được ưu tiên chọn văn phòng. Khoản tiền này thường bằng 0.5-1 tháng tiền thuê và không được hoàn lại.

Việc xác định được khoảng giá thuê văn phòng sẽ giới hạn sự lựa chọn và giúp khách thuê nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất.

Tìm tới sự hỗ trợ của đơn vị cho thuê chuyên nghiệp

Hiện nay dịch vụ hỗ trợ thuê văn phòng khá phát triển trên thị trường. Những đơn vị môi giới văn phòng thường sở hữu những nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu thị trường và có nguồn thông tin văn phòng khá lớn, đầy đủ thông tin, chính xác và cập nhật nhất. Vì thế lựa chọn đơn vị hỗ trợ là lựa chọn thông minh để thuê văn phòng nhanh chóng và ưng ý nhất.

Đặc biệt hiện nay các đơn vị dịch vụ hầu hết miễn phí 100% phí tư vấn cho các khách thuê và doanh nghiệp không phải trả bất kỳ chi phí nào. Vì vậy tại sao không tìm đến sự hỗ trợ của các đơn vị cho thuê thuê chuyên nghiệp?

Hiện nay Officespace đang là đơn vị hàng đầu thị trường hỗ trợ các khách hàng trong việc tìm thuê văn phòng. Là đối tác của tất cả những tòa nhà cho thuê tại Hà Nội, Officespace luôn cung cấp thông tin chính xác và hỗ trợ khách thuê nhanh chóng, hiệu quả nhất. Mọi thông tin liên hệ tại: https://officespace.vn/